Boletin: UNAM-2000/233
Lugar: Ciudad Universitaria
Fecha: Jueves, 11 de Mayo de 2000
EL PATRONATO UNIVERSITARIO CUENTA
CON UN NUEVO ARCHIVO
A fin de resolver el problema
de almacenamiento y consulta de cuatro millones y medio de documentos que cada
año genera la Universidad Nacional,como soporte de sus operaciones financieras,
se creó el Archivo del Patronato Universitario y el proyecto de digitalización
del mismo.
Durante la inauguración de las
instalaciones, Oscar Barreiro, director general de Control e Informática del
Patronato, explicó que el nuevo archivo fuediseñado para que en un tiempo
mínimo se brinde acceso fácil y directo a cualquier caja de documentación;
además, duplica la capacidad de los sistemas tradicionales de almacenamiento,
conserva los espacios mínimos -tanto de seguridad como de maniobra-, y cuenta
con mecanismos de seguridad antisismos.
Dispuesto en una nave de 340
metros cuadrados con capacidad para cinco mil 100 cajas, el archivo se compone
de 17 carros que se deslizan de manera manual sobre un riel de acero, cada uno
de los cuales puede soportar una carga de 11 toneladas, donde se almacenará
información de 1996 y hasta el 2003.
Barreiro comentó que debido a cuestiones presupuestales de
la institución no es posible resolver de inmediato el problema del
almacenamiento, sin embargo, con los recursos del próximo ejercicio se
adquirirán otros dos carros, necesarios para cubrir el espectro de diez años,
de 1996 al 2005, toda vez que ese es el tiempo máximo de custodia de
información, pues a partir de año 2006 la documentación correspondiente a 1996
será destruida por concluir su vigencia.
El funcionario recordó que en
1996 el archivo general de la Universidad entró en un problema de saturación,
por lo que su titular y el entonces director general de Protección a la
Comunidad informaron que a partir de ese año ya no sería posible custodiar,
como tradicionalmente se hacía, la información de la Contaduría General y de
las áreas del Patronato, por lo que se iniciaron las gestiones para la
construcción del nuevo archivo, cuya obra concluyó en junio de 1998 y en marzo
de 1999 fue entregada al Patronato.
Oscar Barreiro destacó que de
los cuatro millones y medio de documentos – órdenes de pago, pólizas de diario
y de ingreso, cuentas por pagar- que genera la Contaduría General, más del 80
por ciento soportan todas las operaciones contables, presupuestales y
financieras de las 140 dependencias universitarias.
Proyecto de digitalización
Al hablar acerca del proyecto
de digitalización del archivo, el jefe del Departamento de Soporte Técnico,
Enrique Vanegas, dijo que ese procesamiento permitirá la organización
automática de la información, así como la rápida localización física e
impresión de los documentos, y consulta en línea mediante computadoras con
acceso a Red UNAM.
Además, agregó, disminuirán
hasta en 90 por ciento las consultas de documentos originales, debido al
almacenamiento de la información en discos ópticos cada uno con capacidad hasta
de 95 mil imágenes.
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